De samenleving verandert, de overheid verandert mee. Rangen en standen binnen de ambtenarij verliezen langzaam aan belang. En geïsoleerd werken binnen de eigen dienst past niet meer in onze netwerksamenleving. Ambtenaren moeten hun kantoren uit, de buitenwereld in. Kennis halen en kennis delen. Willen ze dat wel? Wat doen overheidsorganisaties om hun mensen klaar te stomen voor die andere manier van werken? ‘Ga jij maar eens een paar jaar ergens anders kijken’, zei secretaris-generaal Pieter Cloo van Justitie tegen een medewerker. ‘Hoezo? Wil je me weg hebben?’, reageerde die. Het nieuwe werken is best eng.
Stel, de gemeente Utrecht wil een nieuwe school neer- zetten niet al te ver van een drukke weg. Dan komt er in het ruimtelijk plan een uitgebreid gezondheidsadvies: hoe zit het met fijnstof, herrie en andere mogelijke gevaren? Maar de deskundigen van de GG&GD worden vaak veel te laat ingeschakeld naar hun zin. Ze komen vervolgens met adviezen die de beleidsmakers op hun beurt niet lekker zitten, omdat de vergevorderde plannen weer moeten worden bijgesteld. Ergernis alom.
Zo ontstond het idee om er met alle betrokken ambtenaren eens rustig over te praten. ln het gesprek kwamen alle irritaties op tafel. Het werd duidelijk dat het niet zozeer gaat om een efficiënter werkproces, maar vooral om goedbedoelende collega’s die elkaar eigenlijk niet zo goed begrijpen. De openheid heeft geleid tot meer begrip voor elkaar, en nu kan er worden gewerkt aan betere afstemming.
Taaie kwestie
De bijeenkomst met een dertigtal Utrechtse ambtenaren staat te boek als ‘Plein Gezondheid en de stad’.
Het was een van de eerste ‘Pleinen’ van de gemeente Utrecht: eenmalige bijeenkomsten waarbij een complex vraagstuk ter tafel komt dat meerdere afdelingen raakt. Een Plein kan gaan over een taaie kwestie waar geen beweging in zit of een project dat om een gedeelde visie of om frisse ideeën vraagt. Dat wil natuurlijk niet zeg-
gen dat de ambtenaren van diverse afdelingen nooit met elkaar spreken, maar een Plein maakt het makkelijker. Zo’n Plein geeft ruimte om er samen eens goed voor te gaan zitten en een lastig probleem dichter bij een antwoord te brengen. ‘Ambtenaren hebben vaak een sterk inhoudelijke drive’, zegt Nelleke Metselaar, procesbegeleider Organisatievernieuwing en Pleinen. ‘Ze zoeken al snel
naar concrete oplossingen. Doe dat op een Plein even niet, is haar advies. Luister eerst eens naar elkaar, stel je oordeel uit, leer van collega’s, bedenk samen hoe het anders kan, stel elkaar vragen, houd niets achter. Het klinkt als normaal samenwerken, maar het blijkt in de praktijk van alledag niet eenvoudig om zo open met elkaar om te gaan. En dan is het goed om te oefenen op een Plein. Daar tellen hiërarchie en functie niet. iedereen kan zeggen wat hij of zij wil.
Van hark naar circelvorm
Inmiddels hebben er zo’n twaalf grotere en kleinere Plein-bijeenkomsten plaatsgevonden met in totaal
ongeveer driehonderdvijftig deelnemende ambtenaren. Bijvoorbeeld ook een over de zogenaamde grondprijzenbrief die de gemeente Utrecht jaarlijks opstelt.
Die is van groot belang voor bouwers van woningen. Afdeling Grondzaken bepaalt de prijzen en schrijft de brief. De wethouder zet er een handtekening onder en klaar. Maar grondprijzen vormen momenteel een lastig thema: de grondkopers staan niet meer in de rij. En dus gingen ook over dit thema betrokken ambtenaren van alle rangen en standen een middag lang met elkaar om de tafel. Ze identificeerden alle mogelijke voetangels en klemmen en kwamen met ideeën. Met als
resuItaat een betere grondprijzenbrief dan ooit tevoren. En de wet- houder leest ‘m met meer aandacht en plezier. De Pleinen staan niet op zichzelf. Om verkokering en hokjesdenken tegen te gaan – en tevens de bezuinigingen te kunnen dragen – heeft de gemeente Utrecht de afgelopen jaren fors gereorganiseerd. Vijfhonderd banen zijn geschrapt, ruim vierduizend zijn er overgebleven.
De beleidsambtenaren bijvoorbeeld vormen nu geen aparte diensten meer, maar zitten in één ontwikkelorganisatie rondom thema’s als milieu, cultuur en ruimtelijke ordening. De harkvormige organisatiestructuur.heeft plaatsgemaakt voor een cirkelvorm die in punten is verdeeld.
Tussenwerker
‘Scherp, open, wendbaar en betrouwbaar’ zijn nu de vier kernwoorden in Utrecht. De gemeente wil de stad veel meer vormgeven samen met de burgers en het bedrijfsleven. Vandaar het programma Organisatievernieuwing en Pleinen, om die meer horizontale werkwijze en dat loskomen uit de eigen discipline te ondersteunen. Gemeentesecretaris Maarten Schurink van Utrecht: ‘Buiten moet binnen worden, we willen samen met partijen in de stad tot oplossingen komen. De Pleinen zijn werkers oefenen met samenwerken over de afdelingen heen. Dat zorgt voor versnelling en verrijking.’ Hij viel meteen voor het concept van de Pleinen en wilde ook geen ingewikkelde startnotitie erover van procesbegeleider Nelleke Metselaar. Gewoon beginnen en gaandeweg leren. Dat is ook de insteek van programmaleider Davied van Berlo van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Hij is aljaren in de weer met Ambtenaar 2.0, een netwerk voor initiatiefrijke ambtenaren die de overheid willen vernieuwen en verbeteren en dat al lerende willen doen.
De beleidsambtenaren vormen geen aparte diensten meer, maar zitten in één ontwikkelorganisatie rondom thema ’s als milieu, cultuur en ruimtelijke ordening.
Van Berlo ziet drie verschuivingen die het werk van ambtenaren complexer maken. Organisaties hebben steeds meer online- en offline-verbindingen met de buitenwereld. Geen enkele organisatie vormt daarbij het exclusieve middelpunt van alle samenwerking, het gaat om netwerken tussen organisaties. En steeds vaker zijn burgers of maatschappelijke partijen onderdeel van de netwerken die aan de slag zijn met een bepaalde publieke taak. Dat maakt de nieuwe
ambtenaar tot een soort ’tussenwerker’ die alles aan elkaar knoopt. Verbinden behoort tot zijn of haar standaard- repertoire. Veilig terugvallen op formele functie, regels en procedures kan eenvoudig vaak niet meer. Het gaat om vakkennis en zien wat er nodig is in het netwerk.
Publieke veranderaars
Na Ambtenaar 2.0 lanceerde Van BerIo samen met een aantal collega’s van de Belastingdienst ook Pleio (Plein overheid), een platform voor samenwerking en kennisdeling binnen en tussen overheidsorganisaties en hun omgeving.
Schurink: “Buiten moet binnen worden, we willen samen met partijen in de stad tot oplossingen
komen. De pleinen zijn een instrument om daarmee te experimenteren.”
Pleio maakt volgens hem duidelijk hoe rijk en divers de samenwerkingsverbanden binnen de overheid zijn. ‘De provincie Noord-Brabant gebruikt Pleio om met instellingen over de veranderingen in de jeugdzorg te praten. Veiligheidsregio’s delen kennis met GGD’S en gemeenten. Een paar gemeenten in Kennemerland voeren samen de Wet werken naar vermogen in’, schrijft hij in zijn meest recente boek Wij, de overheid,
met een knipoog naar de bekende eerste zin ‘We the people’ van de Amerikaanse grondwet. ‘De overheid, dat zijn we allemaal’, aldus Van Berlo. ‘Het Weberiaanse beeld van de overheid als hiërarchische structuur met drie bestuurslagen wordt uitgebreid met een nieuw net- werkperspectief. De overheid van de toekomst is een dicht netwerk van samenwerkingsverbanden in allerlei wisselende vormen en samenstellingen.’ We gaan volgens Van Berlo naar een volledig genetwerkte, cocreërende overheid.Dat is ook de droom van de honderden ambtenaren die het mission statement op de website publiekeveranderaars.nl digitaal hebben ondertekend. ‘Wij: publieke veranderaars. wij willen een beter en slimmer functionerende overheid die maatschappelijke vraagstukken op adequate wijze oplost’, zo begint de tekst van de verklaring. Er zijn veel parels te ontdekken binnen de Nederlandse overheid, maar de ketting ontbreekt nog. De overheid is zoekende maar de ondertekenaars weten wel welke kant het op moet. Burgers en bedrijven willen simpelweg veel zélf doen en op touw zetten.
En als ze de overheid dan toch nodig hebben af en toe, moet die efficiënt, snel, flexibel, eerlijk, accuraat en bij de tijd zijn. De publieke veranderaars beloven dat ze waar mogelijk zullen verbeelden en verbinden, delen en doorbreken. En dat ze elke dag plezier zullen hebben.
De gespreksleider, observanten en facelitators zorgen ervoor dat deelnemers onderhuidse zaken
durven uitspreken, maar dat ze tegelijkertijd niet in frustraties blijven steken en zorgvuldig
naar elkaar luisteren.
Frustratieflip-over
Daarom oefent Utrecht ook zo graag met haar Pleinen. Het zijn mooie oefeningen voor het goede gesprek met
burgers en andere stedelijke partners dat steeds vaker gevoerd moet worden. De Pleinen worden momenteel nog sterker ‘ingerold’ in de gemeentelijke organisatie en kunnen dan ook gebruikt worden om de communicatie met de buitenwereld aan te gaan. ‘In één sessie los je natuurlijk niet een heel vraagstuk op, maar het helpt je wel een stuk verder. Met elkaar zoek je uit waar het nu eigenlijk om gaat bij een actueel thema’, aldus NancyKok, teamleider bij de Afdeling Grondzaken die met het idee voor het Grondprijzenplein kwam. En dan draait het niet alleen om de inhoud maar vooral ook om de interactie. De gespreksleider, observanten en facilitators zorgen ervoor dat deelnemers onderhuidse zaken durven uitspreken, maar dat ze tegelijkertijd niet in frustraties blijven steken en zorgvuldig naar elkaar luisteren. Werkvormen wisselen elkaar af. Er kan een frustratieflip-over hangen waarop iedereen een paar minuten lang zijn gram kan halen. 
Of ‘Appreciative Inquiry’ wordt ingezet. waarbij het niet gaat over wat er verkeerd is, maar over wat goed werkt. Een promovendus gaat de komende tijd bekijken waarin precies het succes schuilt van het Plein-concept, dat in ieder geval wordt gekoesterd door het college van B&W. 0 ja, nog een bijkomend positief effect. ‘Nu hebben we meteen een lijstje met complexe vraagstukken die ergens in de organisatie smeulen. En ze komen ook nog eens aan bod.’
Tekst: Lucy Holl
Illustraties: Aad Goudappel
Geef een reactie